Preguntas más Frecuentes sobre la Retención de Impuestos

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Inscripción para una Cuenta de Retención de Impuestos

Estoy abriendo un negocio y voy a tener empleados. ¿Qué licencia(s) necesito?

Usted debe solicitar un número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte y es posible que necesite otras licencias dependiendo de la naturaleza de su negocio. Usted puede acudir a uno de los Centros de Atención al Contribuyente donde le prestarán ayuda para poner en marcha su nuevo negocio, o bien puede llamar gratuitamente al 1-877-252-3052 y pedir un paquete para un Nuevo Negocio. El paquete para nuevos negocios contiene solicitudes e información sobre la(s) licencia(s) y solicitud(es) correcta(s) que usted necesitará.

¿Cómo puedo solicitar un número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte?

Usted debe llenar y presentar una solicitud de registro de un negocio, Formulario NC-BR (instrucciones en Español) solicitando un número de identificación para la retención de impuestos y debe enviarlo a: N.C. Department of Revenue, Post Office Box 25000, Raleigh, N. C. 27640. Se procesará su solicitud y se le enviará información sobre su número de cuenta para la retención de impuestos en Carolina del Norte, así como formularios ya impresos los cuales usará para reportar y presentar su pago de retención de impuestos.


¿Cómo puedo solicitar y obtener un número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte?

La solicitud para registrar un negocio, Formulario NC-BR (instrucciones en Español), se puede obtener por correo o por Internet bajo Formularios Fiscales (Tax Forms) y en la Sección de Ordenar Formularios (Order Forms) en la página Web. Usted también puede llamar al Centro de Atención al Contribuyente, al teléfono gratuito 1-877-252-3052, o bien acudir a uno de nuestros Centros Atención al Contribuyente.

¿Cuánto cuesta obtener un número de identificación para la retención de impuestos?

No cuesta nada obtener un número de identificación para la retención de impuestos.

¿Puedo usar mi número de identificación federal como empleador (FID) en lugar de un número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte?

No. Usted debe solicitar un número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte llenando y presentando el Formulario NC-BR (instrucciones en Español) al Departamento de Impuestos de Carolina del Norte (N.C. Department of Revenue.)

¿Cuánto tarda en obtener un número para la retención de impuestos?

Hasta cuatro (4) semanas. Si necesita el número antes de eso, debe visitar a uno de los Centros de Atención al Contribuyente y ahí llenar el Formulario NC-BR (instrucciones en Español). No se pueden obtener números para la retención de impuestos por teléfono.



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Presentación de Informes sobre la Retención de Impuestos

¿Cómo puedo presentar los informes sobre la retención de impuestos?

Usted puede hacer la presentación enviando los cupones fiscales, por Internet en la página Web del Departamento de Impuestos, o por Transferencia Electrónica de Fondos (EFT) al 919-733-7307. No obstante, debe enviar por correo el Formulario NC-5Q, Declaración Trimestral de Impuestos (North Carolina Quarterly Income Tax Returnn) y el Formulario NC-3, Conciliación Anual de la Retención de Impuestos, (Annual Withholding Reconciliation). Si usted no ha recibido su libreta de cupones antes de su primer pago de sueldos, diríjase a la página de retención de impuestos del Departamento de Impuestos para hacer la presentación y use la declaración correcta que se indica para su frecuencia de presentación.

¿Cuándo tengo que presentar los informes sobre la retención de impuestos y pagar?

Las declaraciones de la retención de impuestos se presentan trimestral, mensual o quincenalmente, dependiendo de la cantidad promedio de impuestos que usted retiene cada mes. Si necesita más información, refiérase a la página 18 de la publicación Tablas e Instrucciones para Empleadores sobre la Retención del Impuesto sobre la Renta NC-30, Tablas de retención e instrucciones del impuesto sobre la renta de Carolina del Norte para los empleadores.. Si desea una copia de esta publicación (en inglés), puede descargar el archivo de la página Web del Departamento de Impuestos.

¿Qué debo hacer si debo presentar una declaración antes de recibir mi número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte?

Usted puede dirigirse a la sección de formularios (Tax Forms) para la retención de impuestos en la página Web del Departamento de Impuestos y descargar el formulario NC-5 ó NC-5P dependiendo de su frecuencia de presentación para declaraciones y pagos. Ya que no tiene un número de cuenta para la retención de impuestos emitido por el estado, debe escribir “Applied For” (en trámite) en la declaración. Usted no puede presentar su declaración por Internet si no tiene un número de cuenta emitido por el estado. Envíe su declaración y el pago al Departamento de Impuestos antes de la fecha de vencimiento conforme a la frecuencia de presentación de su negocio.

He perdido la libreta de cupones. ¿Qué puedo hacer?

Usted puede hacer su presentación por Internet, descargando el formulario en blanco de la sección de Formularios Fiscales (Tax Forms) de la página Web o acudir a uno de los Centros de Atención al Contribuyente. NO use formularios viejos o un cupón de otro período fiscal diferente para hacer su declaración. El uso de formularios incorrectos creará demoras y errores en el procesamiento de las declaraciones. Puede pedir una libreta de cupones de reemplazo, llamando al Centro de Atención al Contribuyente, al teléfono gratuito 1-877-252-3052.

Si no he tenido empleados durante el último período de información ¿necesito presentar una declaración?

Sí. Usted debe presentar una declaración que indica “cero” y presentarla antes de la fecha de vencimiento correspondiente.

¿Adónde envío mis declaraciones sobre la retención de impuestos en Carolina del Norte?

N.C. Department of Revenue
P.O. Box 25000
Raleigh, N.C. 27640

Usted tambi én puede presentar su declaración en la página Web del Departamento de Impuestos o mediante la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT).

¿Quién me puede ayudar con la preparación de la declaración sobre la retención de impuestos?

Usted puede llamar al teléfono gratuito 1-877-252-3052 o visitar uno de nuestros Centros de Atención al Contribuyente para que le ayuden.

Al llenar la declaración sobre la retención de impuestos, no hay ningún lugar para poner los centavos. ¿Cómo lleno el formulario?

Redondee la cantidad de la retención de impuestos al dólar más cercano (por.Ej., si la retención es de $25.49 escriba $25.00, si es de $25.50 escriba $26.00); sin embargo, escriba el cheque por la cantidad correcta (por.Ej., $25.49 ó $25.60). No cambie ni tache los ceros ya impresos.


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Presentación de la Declaración de Retención de Impuestos por medio de Internet

¿Cómo uso los servicios de presentación en línea para la declaración de retención de impuestos?

Usted puede presentar ciertas declaraciones de retención de impuestos y pagarlos usando la página Web del Departamento de Impuestos, seleccionando Servicios Electrónicos (sólo en inglés - Electronic Services) o llamando a la línea telefónica 1-877-252-3052 entre las 8:00 a.m. y 5:00 p.m. de lunes a viernes. El sistema de presentación electrónica (e-file) ofrece la conveniencia de presentar las declaraciones y los pagos 24 horas al día, 7 días por semana.

El formulario de Declaración Trimestral de Impuestos NC-5Q, (North Carolina Quarterly Income Tax Return ) y el Formulario de Conciliación Anual de la Retención de Impuestos NC-3 (Annual Withholding Reconciliation), no se pueden presentar a través del servicio electrónico.

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Filing Frequency and Due Dates

Frecuencia de Presentación de Informes y Fechas de Vencimiento

Si usted retiene un promedio de menos de $250 de los salarios de sus empleados todos los meses, usted deberá presentar una declaración sobre la retención de impuestos trimestralmente y su pago debe hacerse el último día del siguiente mes.

Si usted retiene un promedio de por lo menos $250 pero menos de $2,000 de los salarios de sus empleados todos los meses, usted deberá presentar una declaración sobre la retención de impuestos todos los meses y su pago debe hacerse el día 15 del siguiente mes. Sin embargo, la declaración del mes de diciembre se pagará antes del 31 de enero del siguiente año.

Si usted retiene un promedio de por lo menos $2,000 o más de los salarios de sus empleados todos los meses, usted deberá presentar una declaración sobre la retención de impuestos y pagar los impuestos al mismo tiempo que se le exige presentar declaraciones y pagar la retención de impuestos sobre la renta federal sobre esos mismos sueldos. Si se hace la nómina los: sábados, domingos, lunes o martes, la fecha de vencimiento del pago es los viernes de esa misma semana. Si se hace la nómina los: miércoles, jueves o viernes, la fecha de vencimiento del pago es el miércoles de la próxima semana.

¿Cuándo se debe entregar el informe sobre la retención de impuestos si la fecha de vencimiento cae un sábado, domingo o día festivo?

El informe se debe entregar el siguiente día hábil después del sábado, domingo o día festivo.


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Requisitos para Empleadores

¿Si compro un negocio existente, puedo usar el número de identificación para retención de impuestos del dueño anterior?

No, usted debe solicitar un nuevo número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte, llenando y presentando el Formulario NC-BR (instrucciones en Español) al Departamento de Impuestos de Carolina del Norte (N.C. Department of Revenue).

En estos momentos soy dueño único (o una sociedad colectiva). Si constituyo una corporación/sociedad anónima ¿tengo que obtener un nuevo número de identificación para la retención de impuestos?

Sí, usted debe solicitar para un nuevo número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte, llenando y presentando el Formulario NC-BR (instrucciones en Español) al Departamento de Impuestos de Carolina del Norte (N.C. Department of Revenue).

Si cambio el nombre comercial/la razón social de mi negocio ¿necesito un nuevo número de identificación para la retención de impuestos?

No, pero debe notificar al Departamento de Impuestos, por escrito, de los detalles y de la fecha en que se realizó el cambio.

¿Cómo sé cuánto descontar para el impuesto sobre la renta de Carolina del Norte de los sueldos/salarios de mis empleados?

Cada empleado debe presentarle a usted un Certificado de Deducciones del Empleado en la Retención de Impuestos (N.C. Employee’s Withholding Allowance Certificate), Formulario NC-4. Usted debe usar esos formularios junto con las tablas fiscales que se encuentran en la publicación NC-30 para determinar cuánto impuesto sobre la renta debe deducir del cheque de sueldo de cada empleado.

¿Se debe deducir el impuesto sobre la renta de Carolina del Norte sobre pensiones y anualidades?

Sí. Las definiciones, disposiciones y requisitos para la retención de impuestos federales sobre pensiones de la sección 3405 del Código de Servicios de Impuestos Internos, se aplican también a la retención de impuestos estatales sobre pensiones.

¿Cómo puedo cancelar mi número de identificación para la retención de impuestos?

Si usted liquida su negocio, debe llenar el Formulario de Notificación de liquidación del negocio Formulario NC-BN, (Out of Business Notification), que se encuentra en su libreta de cupones ya impresos o en la página Web del Departamento de Impuestos. Dentro de treinta (30) días después del último pago de salarios, usted debe presentar la conciliación anual, adjuntando las copias de las declaraciones de sueldos y retención de impuestos indicadas para el Departamento y darle a los empleados sus copias.


¿Cómo cancelo mi número de identificación para la retención de impuestos en Carolina del Norte si ya no tengo más empleados?

Si usted ya no tiene empleados, debe llenar el Formulario de Notificación de Liquidación del Negocio Formulario NC-BN, (Out of Business Notification), que se encuentra en su libreta de cupones ya impresos, dentro de los treinta (30) días después del último pago de salarios, y enviarlos con copias al Departamento de Impuestos. Usted debe presentar la conciliación anual adjuntando las copias de las declaraciones de sueldos y retención de impuestos indicadas para el Departamento de Impuestos y darle a los empleados sus copias.

Como empleador ¿se me puede hacer personalmente responsable por la retención de impuestos si no los deduzco o si no los pago?

Sí.

¿Usa el estado de Carolina del Norte un sistema depositario para la retención del impuesto sobre la renta, tal como el del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service - IRS)?

No, la retención de impuestos se debe pagar directamente al Departamento de Impuestos de Carolina del Norte antes de las fechas de vencimiento correspondientes.


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Sanciones y gravámenes

¿Existe una sanción por no pagar los impuestos retenidos?

Sí, si se debe el impuesto. Hay una sanción del 10% por pago demorado del impuesto debido. También hay una sanción del 5% por mes (un máximo de un 25%) por no presentar la declaración cuando se debe.

Mi frecuencia de presentación es acelerada y estoy pagando lo que debo con demora. ¿Debo la sanción por no presentar la declaración?

No, pero debe un pago por demora del 10% (con un mínimo de $5.00) y también el interés correspondiente.

Yo debo la retención de impuestos, pero no puedo pagar la cantidad entera. ¿Puedo establecer un plan de pago a plazos?

Sí. Usted puede llamar o acudir a uno de nuestros Centros de Contribuyente para que le ayuden a establecer un plan de pago a plazos.




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Requisitos para Empleados

Soy residente de Carolina del Norte, pero trabajo en otro estado. ¿Se le exige a mi empleador retener el impuesto sobre los ingresos de Carolina del Norte?

Un empleado que es residente de Carolina del Norte está sujeto a la retención de impuestos para Carolina del Norte de todos sus sueldos o salarios, trabaje en Carolina del Norte o en otro estado. EXCEPCIÓN: No se exige la retención de impuestos de Carolina del Norte, si el otro estado en que el empleado trabaja, le exige al empleador retener el impuesto sobre la renta de ese estado.

Yo soy empleado no residente de una empresa registrada en Carolina del Norte. ¿Se le exige a mi empleador retener el impuesto sobre ingresos en Carolina del Norte?

Sí. Un empleado no residente está sujeto a la retención del impuesto sobre la renta de Carolina del Norte sobre cualquier parte de su sueldo o salario que se paga por servicios realizados en este estado.

Estoy tratando de presentar una declaración individual del impuesto sobre la renta para un año anterior, pero ya no tengo mi formulario W-2. ¿Me pueden enviar una copia?

No. El Departamento de Impuestos de Carolina del Norte no guarda los formularios W-2 una vez que se ha saldado la cuenta del empleador. Usted tendrá que volver a ese empleador y solicitarle que le suministre una copia.




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Certificado de Deducciones en la Retención de Impuestos del Empleado

Un empleado se niega a entregarme el Formulario NC-4 Certificado de Deducciones en la Retención de Impuestos del Empleado (N. C. Employee’s Withholding Allowance Certificate). ¿Qué debo hacer?

Usted debe retener impuestos como si ese empleado fuera soltero y sin ninguna deducción.

El empleado ha llenado y firmado el Formulario W-4 Certificado de Deducciones para Impuestos Federales (Federal Allowance Certificate) ¿El empleado aún tiene que llenar el Formulario NC-4 Certificado de deducciones en la retención de impuestos del empleado (N. C. Employee’s Withholding Allowance Certificate)?

Sí, el Formulario W-4 federal es inaceptable.

Como empleador ¿se me exige determinar la exactitud de los certificados de deducciones en la retención de impuestos del empleado (Formulario NC-4) que mis empleados me entregan?

No. Sin embargo, si usted cree que la cantidad de lo que un empleado reclama como deducciones es mayor de lo que ese empleado tiene derecho a tener, usted deberá notificar al Departamento de Impuestos inmediatamente. Si el empleado reclama más de 10 deducciones o reclama que está “exento” de la retención de impuestos y los sueldos o salarios normalmente son de más de $200 por semana, usted debe presentar una copia del Certificado de deducciones en la retención de impuestos del empleado (Formulario NC-4) ante el Departamento de Impuestos de Carolina del Norte.




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